如何告知外贸客户放假

提前告知放假时间的重要性

对于外贸企业来说,客户服务不间断对于客户关系的维护至关重要。我们应提前1-2个月告知长期客户我们将于某个时间段内放假,这给了客户足够的时间进行安排,避免因我们放假导致的工作延误产生误解或不便。

选择最佳时间告知客户

告知客户放假时间,我们应避免节假日或年终年初忙碌的时候,最佳时间点是工作日的开始或结束时段。此外,周一或周五都较适合,因为周一客户开始新的工作安排,周五他们开始周末,较易接受这个信息。不宜在工作最忙或策略性交流期间告知,以免打断工作进程。

告知方式的选择

告知客户我们放假有以下几种方式:

1. 电子邮件。这是最直接且易留存的方式。邮件应附有我们预设的出差 contacts,以备紧急情况。

2. 企业微信。对长期合作客户,我们也可以在企业微信工作群组内发布通知。

3. 电话。对一些重要客户,我们可以采取更亲切的方式进行电话告知。

告知邮件或微信内容要点

告知客户我们放假的邮件或微信内容应包括:

1. 放假的具体时间,如6月1日至6月15日。

2. 放假期间无法及时处理邮件和消息的提示。

3. 放假联系人和联系方式,以备客户有紧急事宜。

4. 放假后恢复正常工作的时间。

5. 对可能因放假给客户带来的不便表示歉意。

6. 祝客户放假愉快。

放假后恢复工作的通知

放假结束后1-2天内,我们应及时通过同样途径通知客户我们已恢复正常工作。这不仅增强了客户对我们服务连贯性的信心,也避免了客户因误认为我们依然在放假产生不必要的困惑。

总结

总之,提前以明确而周到的方式告知长期客户我们公司的放假安排,是维系客户关系和服务连贯性的必要功课。选择时间地点和方式,内容要表达的应是尊重和关心,这将让客户难得的放假时光变得更为顺畅。

常见问答(FQAS)

如何决定提前告知客户的时间?

一般来说,1-2个月提前告知客户我们将放假是理想时间。这给客户足够时间进行工作安排,也不致过早影响正常工作。

是否需要告知所有的客户?

长期合作及重要客户一定要亲自告知,其他客户可以通过邮件或微信公众号广泛传达信息即可。

如何选择最佳的告知时间?

工作日的开始或结束时段较佳,周一或周五也更友好,应避免忙碌时期及交流重要期间告知客户。

如何处理可能出现的紧急业务?

告知客户放假时需提供业务联系人及方式,以便于假期内处理任何紧急业务。

放假后应如何跟进?

1-2天内通过同样渠道告知客户我们已恢复工作,增强服务连贯性的信心。

更新时间:2024-10-31