外贸如何通知客户货到了

外贸订单完成多种通知渠道

对外贸公司来说,及时让客户了解订单状态是很重要的。一般来说,外贸公司在货物装箱发货前后,到货后,都需要通过邮件、手机短信或其他方式主动告知客户。这样可以保证客户第一时间获知订单处理进度,并规避因为沟通不及时可能产生的误解。

邮件是首选的通知方式

对大多数外贸客户来说,邮件还是最常用和方便的联系渠道。外贸公司在以下几个节点通常会通过邮件告知客户:

1. 订单装箱发货前,发送一封邮件告知客户订单即将发货,告知预计到货时间。

2. 货物离港后,发送一封邮件附上快递单号或者船名航次,让客户可以实时查看物流进度。

3. 货物清关通过后,邮件告知客户物流进一步通关或已经送达入境国。

4. 货物真实送达地点后,发送邮件确认告知客户货物到货。

手机短信也是不错的选择

对一些时间要求更紧急的客户,外贸公司也可以选择通过手机短信进行通知。尤其是在货物真正在目的地送达的关期,通过短信第一时间与客户交流,对后续业务处理非常有帮助。外贸公司需要提前与客户确认授权后才能进行短信通知。

客户管理软件APP进一步便捷交流

现代公司推出的客户管理软件APP,给外贸公司与客户之间的信息沟通带来很大便利。外贸公司只需在APP后台完成运单数据的录入,系统就会自动发送邮件和推送消息通知客户。客户也可以通过APP实时查看订单执行进度。这种数字化沟通方式,令客户与外贸公司的联系更为高效。

各种渠道并用,切忌一不做二

总体来说,外贸公司在同一个业务节点,不同的通知渠道各有优势。邮件以稳定性覆盖范围大为主;短信以时效性支持为主;APP以智能化便捷为主。外贸公司最好综合应用这几种方式,同时进行多渠道通知,以免单一渠道通知失败而影响客户体验。只要保证信息一致性,多种渠道的互补就可以最大限度满足客户需求。

及时处理客户反馈意见

通知客户是一回事,对客户的追问给予及时答复就更重要了。外贸公司在通知客户后,应主动留意是否有客户有任何问题咨询,及时进行汇报。一旦客户提出疑问,工作人员必须第一时间进行回复,解答客户疑虑,让客户信心倍增。只有真正做到与客户高效沟通,外贸公司才能最大限度满足客户需求。

结语

总体来说,外贸公司通知客户货物到货是关系客户体验和后续业务的重要环节。外贸公司需要利用邮件、短信、APP等多种渠道进行通知,保证信息覆盖率,同时及时解答客户疑问,真正做到与客户高效沟通,这将大大提升客户满意度。

常见问答(FQAS)

问题一:外贸公司主要通过什么渠道通知客户货物到货?

外贸公司主要通过邮件、手机短信和客户管理APP三种渠道通知客户货物到货。邮件覆盖范围广,短信及时性好,APP操作便捷。同时还应使用多渠道联动通知,以提升通知成功率。

问题二:外贸公司在什么时候通过邮件通知客户?

外贸公司在订单装箱发货前,货物离港后,清关通过后,货物真实送达时,都会通过邮件分别通知客户订单将发货、快递单号、清关情况以及货物已到货。

问题三:利用短信通知客户需要事先取得客户授权吗?

是的,外贸公司需要提前与客户确认授权,才能在货物真到货时通过短信第一时间告知客户,这对后续处理很有帮助。

问题四:APP给外贸沟通带来了什么便利?

APP可以实现外贸后台直接录入运单数据,系统自动发送邮件和推送消息通知客户,客户也可以实时查看订单执行进度。这种数字化沟通方式令外贸客户交流更高效。

问题五:通知客户以外,外贸公司还应做什么?

除了通知客户,外贸公司还应主动留意客户是否有问题反馈,及时解答客户疑问,保证与客户高效沟通,这将大大提升客户满意度。

更新时间:2024-10-31